Ошибка в журнале учета трудовых книжек

Важная и полезная информация в статье: "Ошибка в журнале учета трудовых книжек". В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Как исправить ошибку в журнале движения трудовых книжек

Как делать исправления в книге учета Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит. Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено.

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника Да, можно. Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п.

47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации.
Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст.
1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ). Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты.

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек

    Номера документов, вносимых в хронологической последовательности.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку.

Как исправить ошибку в журнале учета движения трудовых книжек

Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве.

Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.

Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек. Строгая отчетность Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке.
Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия.

Как исправить ошибку в журнале движения трудовых книжек

Поскольку в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка предъявляется сотрудником при трудоустройстве, в данной графе укажите дату получения книжки от сотрудника или дату ее оформления, если сотрудник трудоустраивается впервые. В пятую графу книги впишите фамилию владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество.

Серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее занесите в шестую графу. В седьмой графе отразите должность (профессию, специальность) сотрудника, указанную в трудовом договоре.

Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ). Наименование структурного подразделения организации, в которое принят сотрудник, внесите в восьмую графу, если оно указано в трудовом договоре.

Как исправить ошибку в журнале учета трудовых книжек

Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы». В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк. В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.

Как исправить ошибку в журнале учета трудовых книжек образец

Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как исправить ошибку в журнале регистрации В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.

Как исправить запись в журнале движения трудовых книжек

Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк. Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

[3]

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом

Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года). Читайте о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек больше информации в статье по ссылке.

Ошибки в журнале учета трудовых книжек

Это следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом в графах 7 и 8 книги учета, где требуется заполнить сведения о специальности и месте работы, следует указывать данные, актуальные на момент приема сотрудника на работу. То есть необходимости вносить изменения в эти графы впоследствии при изменении должности, специальности или структурного подразделения не возникает. Данный вывод следует из формулировок самих граф: «Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее», «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник». Вместе с тем, в графе 5 книги указывают фамилию, имя, отчество владельца трудовой книжки. Поэтому при изменении этих данных соответствующие исправления потребуется внести и в книгу учета.

Читайте так же:  Купила плаиье оплатила через терминал скрльуо дней могу вернуть деньни

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Исправление ошибок в журнале учета движения трудовых книжек

Оформление, заверка и выдача такого не менее важного документа фиксируется также в книге учета движения трудовых книжек.Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

  • графа 1 – в ней ставится порядковый номер записи, трудовые книжки регистрируются отдельно от вкладышей, трудовая и вкладыш к ней регистрируются последовательно;
  • графы 2, 3 и 4 предназначаются для записи даты арабскими цифрами;
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая графа отводится для записи серийного номера трудовой книжки;

Здесь есть небольшие нюансы: бланки старого образца, до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 70-х годов, не имели серийного номера. Поэтому, при регистрации бланка такого образца в этой графе ставится прочерк.

Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серийный номер, состоящий из римских цифр и двух букв и семизначный номер. Бланки трудовых книжек также имеют серию, обозначенную буквами ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) и номер из семи цифр.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят сотрудник, но и вышестоящее отделение, в состав которого оно входит, например: «отдел маркетинга, сектор рекламы». В девятую графу впишите дату и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого сотрудник принят на работу.

[1]

Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при приеме на работу. При регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в организации сотруднику никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, в этом случае в девятой графе можно поставить прочерк.

В десятой графе книги ответственный за ведение трудовых книжек должен поставить личную подпись.

Ошибка в журнале учета трудовых книжек

Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ. Содержание

  • Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения
  • Образец ведения журнала трудовых книжек
  • Учет трудовых книжек на предприятии — инструкция
  • Журнал регистрации трудовых книжек — исправление ошибок
  • Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек и правила его ведения Зачем существуют нормы заполнения документации, в том числе, учет трудовых книжек на предприятии? Как сказано выше, журналы, регистрирующие документы сотрудников, в полном виде хранятся 50 лет, в течение которых возможно восстановить, или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Как исправить ошибку в журнале учета трудовых книжек

На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу. Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре.

Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»>
  • ниже указать достоверную информацию>
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.

Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых книжек

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

[2]

№ 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

Если ошибка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Например, дату выдачи трудовой книжки работнику при увольнении? Трудовым законодательством порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен. Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  1. бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.
  2. произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения ( раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

Можно ли исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек при помощи штрих-корректора?

Сотрудница отдела кадров допустила незначительную ошибку в записях в книге учета движения трудовых книжек. Можно ли замазать ошибку штрих-корректором? Обоснован такой вывод следующим.

Порядок и правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются: Ни один из этих документов не содержит порядка исправления журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним. В рассматриваемой ситуации рекомендуем применять правила исправления ошибок в первичных документах.

Читайте так же:  Как пенсионеру из россии уехать жить постоянно в израиль

При внесении исправления в учетном документе проставляется дата исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Исправление ошибки в первичном документе должно сопровождаться словом «Исправлено», датой исправления и заверено подписями (пп.

Минфином СССР от 29.07.1983 № 105)

Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки

Трудовая книжка, помимо того, что является беспрецедентной документационной ценностью, требует к себе пристального внимания со стороны специализированных структур.

Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.

Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

Помимо этого на предприятии должен вестись учет движения трудовых книжек. Это обязательная операция, которая требует правильного заполнения.

Поэтому этот вопрос будет рассмотрен в статье. Книга учета движения трудовых, а также вкладышей имеет установленный образец заполнения. Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы: Оформить правильно нужно не только саму книгу, но и обложку.

Кадровый работник должен указать на ней такую информацию:

  1. даты начала и окончания действия журнала.
  2. название организации;
  3. наименование самого документа;

Эти данные являются обязательными и не подлежат исправлению или изменению.

Таким образом, оформить книгу учета необходимо правильно, брав во внимание установленные законом нормы.

Если допустили ошибку в книге учета трудовых книжек что делать

для желающих повысить свои знания и получить ответы на вопросы Запрошенной темы не существует.

  1. Список форумов
  2. Наша команда • Удалить cookies форума • Часовой пояс: UTC + 3 часа [ Летнее время ]

Форум кадровые вопросы, оформление на работу, увольнение, договор Зайцева. Зайцева оформила трудовую книжку и сделала записи в приходно-расходной книге по бланков книжки и вкладышей в них и книге учета движения трудовых и вкладышей в них .

Правила заполнения книги движения книжек Эти документы оглашают, что записи в производятся при оперировании в случае:

  • трудоустройства лица;
  • заведения ТК на бланке.
  • его увольнения;

В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них допущена ошибка

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована (п.

41 Правил) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются:

  1. все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу,
  2. трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работодателем.

В соответствии со ст.

Внесение исправлений в книгу учета движения трудовых книжек

В некоторых случаях ошибка в книге учета движения трудовых книжек обусловлена введением новой формы этого документа, которая была утверждена Постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года. Наряду с этим старая книга заполняется не в течение одного календарного года, а до полного использования.

Часто это период в несколько лет. Закрыв «неправильный» журнал учета, нужно начать ведение трудовых книжек в установленной законом форме. В новую регистрационную книгу следует внести:

  • впервые оформленные подобные документы;
  • все трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу;
  • вкладыши, выданные сотрудникам в период их рабочей деятельности в данной компании.

Получив от работника трудовую книжку с вкладышем, оформленным в другой компании, нет необходимости его регистрировать.

Однако такой метод ликвидации ошибок в регистрационных книгах обладает существенным недостатком.

Как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек

Специалисты Минтруда разъяснили всем работодателям, как исправлять записи в книге учета трудовых книжек.

Ошибка обнаружена не сразу. Как работодателю ее исправить и нужно ли составлять акт? В таком случае, по мнению Минтруда, работодатель в полной мере исполнит требование законодательства. Зачеркивать записи и тем более замазывать их корректором ни в коем случае нельзя, уверены чиновники.

Трудовой консультант

На практике в Книге должна быть отражена следующая информация: Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности. Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений.

В частности, можно перечислить следующие требования: Все вышеуказанные правила являются обязательными и должны быть полностью соблюдены руководителем организации. Их несоблюдение или нарушение может стать основанием для применения определенных мер ответственности.

Законодательством также регулируется порядок внесения записей в Книгу.

Журнал учета движения трудовых книжек

Журнал движения трудовых книжек: что это такое и кому он нужен

Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

Заполнение журнала учета трудовых книжек

Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

Видео (кликните для воспроизведения).

Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

  • порядковый номер регистрируемого документа;
  • дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
  • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
  • серию и номер книжки, если они имеются;
  • должность или конкретную функцию сотрудника;
  • наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
  • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
  • сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).
Читайте так же:  Снование замены водительского удостоверения после смены фамилии

Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки, образец

Книга учета трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Что это за книга и как она выглядит

Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 .

Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 . Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.

Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

Какие данные фиксируются

Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

  • порядковый номер регистрируемой записи;
  • дата приема человека на работу (цифрами);
  • данные сотрудника;
  • должность, на которую принят гражданин;
  • наименование службы или отдела, куда он принят;
  • реквизиты приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

Нюансы при заполнении

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
  • если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
  • в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
  • если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
  • графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
  • если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
  • вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.

Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований

Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:

  • для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
  • для компаний — 30 000 рублей.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Общие правила учета кадровой документации

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

  • при приеме работника;
  • при его увольнении.

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Пошаговая инструкция по заполнению книги

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).

Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Читайте так же:  Кто должен заниматься установкой общедомовых приборов учета

Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.

Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;

Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;

Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;

Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;

Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;

Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;

Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Как выглядит заполненный основной раздел книги

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации. Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места. Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново. Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт. И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Как исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек образец

Как делать исправления в книге учета Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит. Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:

  1. Номер регистрации документа, внесенный в хронологической последовательности.
  2. Даты, указанные только арабскими цифрами. Довольно часто происходит так, что момент времени заполнения трудовой книги не соответствует дате поступления сотрудника на работу. В таком случае верным считается внесение даты зачисления работника в штат.
  3. Инициалы вносить запрещено.

Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

Таким образом, при исправлении ошибок кадровика в книге учета движения трудовых книжек можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления. В случае постановки подписи увольняющегося работника напротив фамилии другого работника ее нельзя исправить, так как подпись сама по себе не является неверной: подпись должна быть проставлена напротив нужной фамилии.

Поэтому в этом случае, полагаем, необходимо руководствоваться алгоритмом признания недействительной записи в трудовой книжке (п. 30 Правил, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69)).

Читайте так же:  Куда звонить если в мфц не пересчитывают

Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек?

Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления.

Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка: — зачеркнуть подпись одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать: «Подпись в графе N 13 строки N… недействительна»; — поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления; — пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки».
Если на предприятии данная плата не предусмотрена, то в строке ставится прочерк.

  • Если сотрудник увольняется, то в день официального ухода ему выдается трудовая книжка, после получения которой он должен поставить свою подпись в учетном регистре трудовых документов, тем самым подтверждая факт официального получения своих документов.
  • В день увольнения в данной книжке учета ставится дата увольнения сотрудника.
  • Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять. Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре.

Как исправить ошибку в книге учета движения трудовых книжек образец

После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени. Записи, вносимые во время заполнения или хранения Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек. Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии.

Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа. Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия.

  • Темы:
  • Трудовые книжки
  • Исправления в трудовой книжке

Вопрос Как исправить неверную запись в книге учета трудовых книжек? Например, дату выдачи трудовой книжки работнику при увольнении? Ответ В соответствии Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника Да, можно. Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации.

Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ). Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты.

Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в рублях) была уплачена сотрудником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, эта сумма прямо не установлена. Однако в пункте 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, указано, что при выдаче сотруднику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных сотрудникам вкладышей. В остальных случаях, то есть при регистрации предъявляемых сотрудниками трудовых книжек, работодатель будет ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких сотрудников не взимались.

  • лицо, специально уполномоченное, ответственное за заполнение и сохранность документов сотрудников.

Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:

  • как бланк трудовой книжки или вкладышей в нее, книжку учета движения трудовых документов необходимо заверять печатью работодателя>
  • все страницы данного регистра необходимо пронумеровать>
  • чтобы избежать утери документов, внесенных в книгу учета, ее необходимо прошить очень прочными нитками, завязать концы на узел, а его скрепить надежной сургучной печатью.

Видео (кликните для воспроизведения).

Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр.

Источники


  1. Бурлаков, С. А. Крупные сделки юридических лиц. Правовое регулирование / С.А. Бурлаков. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 224 c.

  2. Филиппова Е. С. Жилищное право России; Юркомпани — Москва, 2009. — 328 c.

  3. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2013. — 248 c.
  4. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.
Ошибка в журнале учета трудовых книжек
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here