Кто подписывает дубликаты первичных документов

Важная и полезная информация в статье: "Кто подписывает дубликаты первичных документов". В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Кто подписывает дубликаты первичных документов

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Бухгалтерия в организации решила провести свою внутреннюю проверку наличия первичных учетных документов. В процессе этой проверки выявился тот факт, что эти первичные документы как со стороны поставщиков, так и со стороны покупателей подписываются в большинстве случаев разными людьми (работники поставщиков или покупателей), а не лично руководителем или ИП. В связи с этим бухгалтерия настаивает на сборе доверенностей или приказов, подтверждающих право подписи первичных документов этими лицами.
Есть ли в этом необходимость? Будет ли иметь какое-либо значение отсутствие доверенностей (приказов) в случае налоговой проверки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Действующее законодательство не содержит требования к организации проверять полномочия работников контрагентов (поставщиков и покупателей) и собирать доверенности или приказы контрагентов, подтверждающие право подписи накладных и других первичных документов этими работниками.
Однако наличие у контрагентов необходимых приказов или доверенностей на подписание первичных документов является необходимым условием для принятия данных первичных документов к бухгалтерскому и налоговому учету. В связи с этим поставщики и покупатели могут добровольно предоставить организации копии своих распорядительных документов.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Разработка и утверждение первичных документов для бухгалтерского учета;
— Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю;
— Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет реализации (выбытия) товаров;
— Энциклопедия решений. Правила ведения первичной учетной документации для целей бухгалтерского учета;
— Энциклопедия решений. Запрос у контрагента документов в целях минимизации налоговых рисков.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

16 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

[1]

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

[2]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Кто подписывает дубликаты первичных документов

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Покупатель просит организацию предоставить дубликаты акта оказанных услуг и счета-фактуры взамен утерянных. Акт и счет-фактура были выставлены в прошлых периодах, когда у организации были другие руководитель и главный бухгалтер.
Кто имеет право подписи дубликатов первичных документов при смене руководителя и главного бухгалтера у организации-продавца?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Кто подписывает дубликаты первичных документов

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Правомерно ли использование факсимильной подписи генерального директора при оформлении первичных бухгалтерских документов (договоры, акты, товарные накладные, счета-фактуры, банковские, кассовые документы, кадровые документы)?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

Читайте так же:  Выдача муниципальной доплаты за выслугу лет при смене жительства

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Можно ли оформлять дубликат счета-фактуры?

Контрагентом организации был утерян выписанный ему ранее счет-фактура, в связи с чем он просит выписать ему дубликат. В настоящее время в организации сменился руководитель, соответственно подписывать дубликат будет новый руководитель. Не вызовет ли нареканий со стороны налоговых органов (например, при встречной проверке) тот факт, что подписи на счете-фактуре и его дубликате будут различаться?

Ни налоговое законодательство, ни Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее – Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, не содержат такого понятия, как «дубликат счета-фактуры».

На практике принято считать, что дубликатом признается повторно выданный экземпляр счета-фактуры, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ.

Пунктом 6 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. В соответствии с Правилами подписи руководителя и главного бухгалтера организации на счетах-фактурах должны быть расшифрованы.

Аналогичный порядок заверения счета-фактуры подписью руководителя или главного бухгалтера сохраняется и при выписке дубликата счета-фактуры.

Выписанные дубликаты должны соответствовать первичным счетам-фактурам. Следовательно, дубликат счета-фактуры должен быть заполнен аналогичным образом, в частности, в нем должна быть указана дата утерянного счета-фактуры.

Вместе с тем необходимо обратить внимание на то обстоятельство, что на сегодняшний день в правоприменительной практике отсутствует единообразный подход к решению вопроса о допустимости оформления дубликата счета-фактуры (и, как следствие, правомерности принятия к вычету НДС на основании такого дубликата).

Минфин России в Письме от 08.12.2004 № 03-04-11/217 указал, что оформлять дубликаты счетов-фактур (т.е. фактически новые счета-фактуры) продавец не вправе, соответственно принимать к вычету суммы НДС на основании таких счетов-фактур покупателю нельзя.

Позицию Минфина России поддерживают и некоторые арбитражные суды (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 19.12.2007 № Ф08-8364/07-3151А, ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.03.2008 № А19-9152/0744-Ф02-726/2008, ФАС Московского округа от 10.10.2007 № КА-А40/10654-07).

Следует отметить, что в большинстве случаев подобный подход применяется судами тогда, когда налогоплательщик имел возможность вместо составления дубликата счета-фактуры внести в ранее выданный счет-фактуру исправления в порядке, предусмотренном Правилами.

Кроме того, отрицательная для налогоплательщиков практика по вопросу о принятии к вычету сумм НДС на основании дубликатов счетов-фактур может считаться характерной исключительно в отношении дел, рассматриваемых Федеральным арбитражным судом Восточно-Сибирского округа (см., например, постановления от 20.08.2007 № А3320481/2006-Ф02-5365/2007, от 26.06.2007 № А33-20194/2006Ф02-3687/2007, от 14.12.2007 № А58-3721/2005-Ф02-8984, 9228/2007 и др.).

Согласно другой позиции вычет сумм НДС может быть произведен на основании копии (дубликата) счета-фактуры, заверенной продавцом в установленном порядке, если счет-фактура покупателем утрачен (в частности, Письмо УМНС РФ по г. Москве от 01.08.2003 № 24-11/42672). Данную точку зрения подтверждает обширная положительная для налогоплательщиков судебная практика.

Большинство судов, поддерживая эту позицию, указывает, что действующее законодательство не содержит запрета на оформление новых счетов-фактур либо дубликатов счетов-фактур, соответственно у налоговых органов не имеется оснований для отказа налогоплательщику в возмещении НДС. Об этом, в частности, говорится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 14.04.2008 № А524277/2007, ФАС Московского округа от 03.04.2008 № КАА40/1366-08, ФАС Поволжского округа от 01.04.2008 № А55-11706/07, ФАС Уральского округа от 14.01.2008 №Ф09-11019/07-С2, ФАС Московского округа от 10.10.2007 № КА-А40/10654-07, ФАС Центрального округа от 19.02.2007 № А09-4898/06-16.

Таким образом, принимая решение оформить покупателю дубликат счета-фактуры, продавцу следует учитывать, что у вашего контрагента могут возникнуть разногласия с налоговыми органами относительно правомерности принятия к вычету сумм НДС по такому счету-фактуре. Следовательно, вполне вероятно, что свою позицию ему придется отстаивать в суде.

В целях минимизации налоговых рисков у покупателя в рассматриваемом случае, на наш взгляд, продавец может представить ему копию счета-фактуры с соответствующей надписью «Копия» (где будет фигурировать подпись прежнего руководителя), заверив ее подписью нового руководителя. Заверенная таким образом копия утраченного счета-фактуры, по нашему мнению, может являться основанием для принятия покупателем к вычету соответствующих сумм НДС.

Относительно количества выписываемых экземпляров дубликатов (копий) счетов-фактур отметим следующее.

Выдаваемые счета-фактуры регистрируются продавцом в книге продаж. Вторые экземпляры выданных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. При выдаче копии либо дубликата ранее составленного счета-фактуры покупателю передается документ, содержащий сведения, уже отраженные у продавца в журнале выданных счетов-фактур и в книге продаж. Повторная регистрация и учет таких документов привели бы к дублированию продавцом указанных сведений, что является, на наш взгляд, нарушением порядка ведения журнала учета выставленных счетов-фактур и книги продаж.

При этом то обстоятельство, что экземпляр продавца подписан прежним руководителем, а экземпляр контрагента заверен (в случае представления копии) или подписан (в случае представления дубликата) новым руководителем, по нашему мнению, не является каким-либо нарушением или препятствием для вычета НДС контрагентом.

Читайте так же:  Можно продлить доверенность без хозяина

Для того чтобы исключить возможные претензии со стороны налоговых органов, продавец может (но не обязан) дополнительно к выданному дубликату (копии) счета-фактуры представить контрагенту надлежащим образом заверенную копию документа, подтверждающего полномочия нового руководителя.

Взамен утраченного покупателем экземпляра счета-фактуры ему может быть в установленном порядке оформлен новый экземпляр счета-фактуры с надписью «Дубликат» либо выдана заверенная руководителем продавца копия утраченного счета-фактуры с соответствующей надписью «Копия».

В обоих случаях достаточно выдачи одного экземпляра соответствующего документа.

При этом необходимо учитывать, что право на принятие к вычету НДС на основании дубликата (копии) счета-фактуры покупателю, возможно, придется отстаивать в судебном порядке.

Как использовать копию в качестве надлежаще оформленного первичного документа

Будет ли являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом копия, например, акта о приемке выполненных работ? Если да, то при соблюдении каких условий?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Копия первичного учетного бухгалтерского документа может являться надлежащим образом оформленным первичным бухгалтерским документом.

Копия первичного документа, например копия акта выполненных работ, будет являться оформленным надлежащим образом первичным документом, если она заверена подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Обоснование вывода:

В силу нормы п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо если они содержат все необходимые реквизиты, а именно:

— дату составления документа;

— наименование организации, от имени которой составлен документ;

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при одновременном выполнении следующих условий:

— расходы экономически обоснованы;

— произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными согласно законодательству РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Подтверждающими документами в целях налогового и бухгалтерского учета являются первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ, п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Таким образом, факт осуществления каждой хозяйственной операции подтверждается посредством составления в момент ее совершения (а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания) соответствующего первичного документа.

Как следует из вышеизложенного, правилами бухгалтерского и налогового учета предусмотрено наличие оригинальной (личной) подписи на первичных документах.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно» (копия верна). Рядом указываются: подпись должностного лица, которое заверило копию, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), дата заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», подразумевает, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения документов.

Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст. 46 Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ с 1 июля 2003 года до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства РФ о техническом регулировании.

На наш взгляд, правила указанного ГОСТа в силу устойчивого продолжительного применения могут рассматриваться в качестве сложившихся обычаев делового оборота и заключаются в следующем:

— оттиском основной печати организации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25), то есть на договорах, доверенностях, финансовых и т.п. документах;

— копию документа можно заверить любой печатью, в том числе и дополнительной, по усмотрению организации (п. 3.26).

Обращаем Ваше внимание на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на унифицированные формы первичных учетных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).


Однако, по нашему мнению, данные рекомендации можно применять и к иным (не включенным в ОК 011-93) формам первичных учетных документов, содержащих обязательные реквизиты.

Рекомендуем Вам также обратить внимание на государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 копия — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 29); заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 30).

Таким образом, исходя из вышеизложенного, считаем, что копия первичного учетного бухгалтерского документа (например, копия акта о приемке выполненных работ) может быть принята к бухгалтерскому учету только в случае надлежащим образом оформленного двустороннего заверения такого документа (как со стороны заказчика (покупателя), так и со стороны исполнителя (поставщика)) — подписями должностных лиц и печатями обеих сторон.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мягкова Светлана

11 марта 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Кто подписывает дубликаты первичных документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Кто подписывает дубликаты первичных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Читайте так же:  Порядок установления срока службы товара

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.
На практике принято считать, что дубликатом признается повторно выданный экземпляр счета-фактуры, имеющий одинаковую с подлинником юридическую силу.

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Документ №07-01-09/2235 указывает: Ошибки в первичных документах (за исключением кассовых и банковских) исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

С помощью каких способов налоговики выявляют, что первичный документ подделан?

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

На сегодняшний день еще не сформировалась арбитражная практика, основанная на положениях нового Закона № 402-ФЗ (в частности, имеется в виду условие о расшифровке).

Если в процессе работы данной комиссии утерянные первичные документы потребует налоговая инспекция, то на основании НК п.3 ст.93, можно увеличить срок предоставления документов. Создание комиссии, подтверждённое документально будет обоснованием для продления срока. В случае, если по результаты работы комиссии документы не смогут обнаружить, и организация не сможет подтвердить хозяйственные операции бухгалтерского и налогового учета, предприятию может грозить ответственность. Практика показывает, что натолкнуть контролёров на мысль, что документ подделан, может «неуверенный» росчерк подписи, размытый оттиск печати, или неравномерно «состаренный» лист бумаги. При этом суды признают, что изготовление копии документа или проставление факсимиле не всегда свидетельствует о подделке «первички».

Автор24 — это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.
В случае если налоговики обнаружат такие признаки в бумагах проверяемой компании, то более пристально проверяют соответствующие операции, при этом нередко отказывая в признании расходов по налогу на прибыль и вычете НДС.
Примером в этом случае может послужить способ, благодаря которому исправляют ошибки в счетах-фактурах, он разрабатывался для учета в компаниях в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов».
Cложилась такая ситуация: пожар. Сгорели все документы, касающиеся кадров: приказы о приеме на работу сотрудников, приказы об увольнении, трудовые договора, личные карточки, должностные инструкции за 3 года.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА

Замена первичных бухгалтерских документов запрещена

Но такие действия можно совершать только опираюсь на закон, соблюдая все правила. Также в документации предприятия прописывается данный способ с учетом всех особенностей документооборота.
Компания, которая изготавливает поддельные бланки, печати и штампы, использует и распространяет их, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 руб. с конфискацией орудий совершения правонарушения (ст. 19.23 КоАП РФ).

[3]

Минфин России в Письме от 08.12.2004 № 03-04-11/217 указал, что оформлять дубликаты счетов-фактур (т.е. фактически новые счета-фактуры) продавец не вправе, соответственно принимать к вычету суммы НДС на основании таких счетов-фактур покупателю нельзя. Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника.

Выписанные дубликаты должны соответствовать первичным счетам-фактурам. Следовательно, дубликат счета-фактуры должен быть заполнен аналогичным образом, в частности, в нем должна быть указана дата утерянного счета-фактуры.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Вопрос: чтобы восстановить документы мы должны на них писать дату восстановления, старую дату, которая была на документе или ставить дату восстановления и делать какую то преамбулу на документе, объясняющую суть дела (о пожаре)? Ответ специалиста Консалтинговой группы «Партнер»: Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. Для всех бухгалтеров, занимающихся составлением бухгалтерских отчетов для разного рода предприятий Минфином было сделано заявление о том, что согласно закону «О бухгалтерском учете», заменить первоначально поданные документы, в которых были допущены ошибки, нельзя, но можно внести исправления.

Чтобы начать процедуру восстановления документов, отражающие факты хозяйственной деятельности, необходимо приступить к внутреннему расследованию причин пропажи документов в организации и восстановлению. Для того, чтобы начать внутренне расследование, сотрудник, который обнаружил пропажу должен написать служебную записку. На основании данной записки составляется приказ о назначении комиссии, которая будет расследовать пропажу. Результаты работы данной комиссии необходимо оформить актом.

Читайте так же:  Банки в отношении которых введены санкции

Однако бухгалтеру лучше проследить, чтобы расшифровка подписи в первичных документах все-таки была. Однако на практике налоговики иногда находят ошибки в подписании счета-фактуры, из-за которых оказывают в вычете НДС. Рассмотрим несколько ситуаций.

По общему правилу в случае, если налоговики сомневаются в подлинности документа, они вправе провести экспертное исследование (подп. 11 п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 95 НК РФ). Экспертиза назначается постановлением должностного лица налогового органа, который осуществляет выездную проверку (п. 3 ст. 95 НК РФ). Форма постановления о назначении экспертизы утверждена Приказом ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/[email protected] Подписать счет-фактуру могут не только директор и главный бухгалтер, но и другие лица, уполномоченные на то приказом или иным распорядительным документом по организации или доверенностью от ее имени. Вроде бы ничего сложного. Однако проверяющие органы искусно находят к чему придраться при проверке правильности заполнения счетов-фактур.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение

Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

Нотариальное заверение копий документов

В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

Читайте так же:  Получение паспорта в 14 лет по месту прописки

— если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

— если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление. В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования , кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа». Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Источники


  1. Попова, Анна Теория государства и права / Анна Попова. — М.: Питер, 2008. — 248 c.

  2. Баранов, Д. П. Адвокатское право. Адвокатская деятельность и адвокатура в России / Д.П. Баранов, М.Б. Смоленский. — М.: Дашков и Ко, 2014. — 368 c.

  3. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.
  4. Куницын, А. Р. Образцы судебных документов / А.Р. Куницын. — М.: Юридическая литература, 2018. — 336 c.
Кто подписывает дубликаты первичных документов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here