Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Важная и полезная информация в статье: "Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии". В статье рассмотрена тематика с различных точек зрения, что позволяет сделать верные выводы. По всем вопросам вы можете обратиться к нашему дежурному специалисту.

Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

[2]

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии

Главная страница Форум Гарант

У нас есть обособленное подразделение в другом городе. Там есть кадровик. ТД заключает директор в головной. Хотят хранить ТД работников в обособленном. Не будет ли это ошибкой? Плюс в том, что не будет проблем при увольнении, а минус в том, что проверка ГИТ, получается может пройти и по м/н обособленного?

Организация, которая находится в Москве, создала обособленные подразделения в г. Санкт-Петербурге и г. Туле. Заключением трудовых договоров с работниками подразделений и ведением кадровой документации пока занимается головная организация, но имеется намерение передать эти полномочия филиалам.
Где должны храниться трудовые книжки и кто должен заверять их?
Как быть, если увольняющийся сотрудник не приехал в последний день работы в головную организацию, чтобы получить трудовую книжку?
Можно ли весь кадровый документооборот передать в обособленные подразделения, если да, как должен вестись кадровый учет?

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

9 апреля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Где должны храниться трудовые книжки работников, устанавливается нормами законодательства. В нашей статье вы найдете информацию о требованиях к процедуре хранения личных документов работника и ответственности за несоблюдение этих норм.

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В связи с уменьшением значимости документа, свидетельствующего о трудовом опыте, в свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» в 2017 году рассматривается возможность перехода от бумажной формы книжки к электронной. Но такая инициатива сопряжена с рисками технического характера, которые требуют серьезной проработки, поэтому соответствующий закон пока не принят.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Читайте так же:  Как сдать товар если нарушена упаковка

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Трудовые книжки — правила учета и оформления

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Правовая регламентация вопросов ведения, учета, хранения трудовых книжек.

Положения, регламентирующие вопросы ведения, хранения, учета трудовых книжек содержатся в следующих документах:

  • Трудовой кодекс РФ
  • « Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225
  • « Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69

Утвержденные формы.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 установлено:

  • Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку
  • Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г.
  • Трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат

Этим же Постановлением Минтруда утверждены правила и порядок учета трудовых книжек в России.

Согласно Приказу Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках», изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации на платной основе . Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют степень защиты и изготовлены по единому образцу.

Основные положения по ведению, хранению и учету трудовых книжек:

  • при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю в числе прочих документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
  • при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем
  • в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку
  • форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации
  • работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника , проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной
  • в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся , за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение
  • по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству
  • при увольнения работника по собственному желанию, по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу . В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет
  • в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ; по письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой
  • запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи;
  • если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
    Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника
  • во всех случаях незаконного лишения возможности трудиться, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок . Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника
  • работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
  • работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме
Читайте так же:  Ноприз совмещение в разных организациях

Общие положения об оформлении трудовых книжек:

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил).

У Вас есть вопросы, сомневаетесь как поступить —
ЗВОНИТЕ!

Трудовые книжки работников в номенклатуре дел

Это зависит от того, как вы работаете с трудовыми книжками, как осуществляется их учет и хранение. Трудовые книжки рекомендуют хранить в сейфе или металлическом опечатываемом шкафу в коробке, похожей на картотечную. Трудовые книжки располагаются по алфавиту фамилий работающих или по учетным номерам в зависимости от их количества и принятой системы учета.

Трудовые книжки уволенных, которые не были выданы работникам в день увольнения, или невостребованные по иным причинам, перемещаются в отдельную коробку.

Таким образом, в хранении и в учете получаются 2 «условных дела», заголовки которых необходимо отразить в номенклатуре дел кадровой службы:

  • «Трудовые книжки работающих», срок хранения которых, действительно, «До востребования»;
  • «Трудовые книжки уволенных», срок хранения которых – 75 л. по ст. 664 ПТУД (возможно также установление 50-летнего срока хранения по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В итоговой записи к номенклатуре дел трудовые книжки работающих рекомендуем относить к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения (см. отметки «1» в Примере).

Трудовые книжки уволенных, которые пока не сданы в архив, в течение 1-3 лет могут находиться на ответственном хранении в отделе кадров и относиться к делам временного (свыше 10 лет) срока хранения, причем данное дело / заголовок может иметь отметку «ЭПК» (см. цифры «2» в Примере).

Отметка ЭПК означает, что документы после их экспертизы ценности могут быть выделены для постоянного хранения, например, если это невостребованная трудовая книжка руководителя, главного бухгалтера, руководителя службы внутреннего контроля, выдающегося работника, внесшего свой вклад в развитие предприятия и т.п.

Куда в итоговой записи номенклатуры дел заносятся дела с трудовыми книжками

Правильное ведение журнала учёта трудовых книжек в организации

Трудовая относится к документам строгой отчётности, что придаёт условиям её хранения и ведения повышенную значимость.

Это не случайно, ведь на основании этого документа работодатель учитывает квалификацию и опыт работника, а по завершении трудового периода жизни – будет определён размер пенсионного пособия.

Соответственно, при малейшем недоразумении, связанном с внесением записей в книжку, её владелец имеет полное право на возбуждение судебного иска, жалобу в прокуратуру и на другие действия, которые доставят множество хлопот работодателю.

[1]

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).
Читайте так же:  Как найти автомобиль по фамилии хозяина

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47 . Это быстро и бесплатно !

Как происходит документооборот трудовых книжек в организации?

Если она отсутствует – работнику могут завести новую книжку.

В обоих случаях её вносят в учётные записи. На основании существующих записей учёта работник может гарантированно передать свою книжку работодателю.

После её регистрации осуществляется надлежащий контроль, а учтённые документы владелец трудовой может затребовать в любое время.

При отсутствии учётных записей вопрос о передаче документа может стать спорным, а при утере трудовой доказать факт передачи, без наличия учётного контроля, будет предельно сложно.

В случае пропажи или порчи трудовой, работодатель в первую очередь обращается к записям, в которых указаны:

  1. факт и время получения ТК от работника.
  2. Выдача работнику по требованию под расписку, например для снятия копии.
  3. Выдача на руки при увольнении.

В то же время работник, передавший на хранение свою трудовую, прекращает нести за неё ответственность.

Основной учёт получения и выдачи трудовых книжек работников осуществляется в специальном журнале. Он также как и ТК относится к документам повышенной степени отчётности. Его ведение является регламентированным.

Что такое «Журнал учёта движения ТК»?

На основании Правил, утверждённых Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. за № 225, трудовая работника хранится у работодателя на всём протяжении периода его работы.

В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику по требованию.

Эти же Правила в 6 главе регламентируют ведение их учёта в специальном «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Данное положение Правил подтверждено в новой редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.

В правительственных документах обозначено, что в Книге учёта ТК производится запись о трудовых в случаях:

  • предоставления книжки от работника при оформлении на работу.
  • При заполнении ТК впервые, если работник прежде нигде не работал.
  • В день увольнения работника, при выдаче ему трудовой или позже, по его требованию.

Ответственность за надлежащее ведение Книги учёта вменяется работодателю. В свою очередь он делегирует ответственность кадровой службе предприятия, если она имеется.

В случае отсут

ствия кадрового отдела, Книга учёта хранится в бухгалтерии или секретариате (общем отделе), а ведёт его уполномоченное лицо. Передача полномочий осуществляется приказом, утверждённым директором.

Этот журнал обязан вестись при любой форме собственности предприятия, не исключая ИП. Если предприниматель не владеет возможностью содержания в штате делопроизводителя – ведение учёта он должен осуществлять единолично.

Его установленная форма

Бланк Книги учёта ТК можно приобрести в специализированном магазине, в типографии и даже изготовить самостоятельно, что позволяет регламент Правил.

Она имеет твёрдый переплёт, формат А-4 и является достаточно объёмной.

Каждая страница разграничена на 13 граф, в которые вносятся сведения о трудовой.

Графы следующие:

  • начинается запись с внесения порядкового номера.
  • Колонки со 2 по 4 служат для записи даты. Здесь указывается дата внесения сведений в Журнал и оформления трудовой.
  • В 5 графе вносится фамилия, имя и отчество работника в соответствии с паспортными данными, без допущения сокращений.
  • В 6 колонке записывают серию и номер ТК. Если устаревшая форма книжки не содержит серии и номера – вносится прочерк.
  • Далее записывается специальность работника в соответствии с разрядом и полученной квалификацией
  • В 8 колонке – наименование предприятия, оформляющего ТК.
  • В 9 – вписывается приказ о принятии на работу.
  • Следующая графа – для подписи уполномоченного за ведение Журнала.
  • Если книжка заводится впервые, в 11 колонке указывается сумма оплаты за бланк. Если оплаты не производилось – ставится прочерк.
  • 12 и 13 колонки заполняются при увольнении лица и получении им на руки трудовой.

Каждая книга – уникальна, а все внесённые в неё записи представляют собой особую важность. Во избежание подлога или иных правонарушений в использовании Книги учёта, её оформляют особым образом. Все листы Журнала нужно пронумеровать, её необходимо прошить и опломбировать, а номер установленной пломбы зафиксировать на титульном листе.

Срок хранения книги учета

Действующая Книга учёта движения ТК и вкладышей к ним, может использоваться без ограничения во времени, то есть на протяжении того периода, в который в ней может осуществляться внесение записей.

По её окончании, когда после завершающей записи не остаётся места для регистрации следующей трудовой, журнал закрывается и передаётся в архив предприятия.

По регламенту в архиве Журнал должен храниться 75 лет. После чего книга списывается соответствующим актом.

Заключение

Этот важный документ необходимо хранить наряду с другими документами особой значимости, к числу которых относятся, в том числе, трудовые книжки. Обычно таким местом становится сейф или несгораемый шкаф.

Записи учёта, вносимые в журнал, могут понадобиться как работнику, так и работодателю в случае утери книжки. В этом случае, по записям, внесённым в Журнал, можно восстановить трудовой стаж лица, сделав выписки с места работы. Не сложено установить причину утери трудовой и ответственное лицо, которому может быть вменено восстановление документа.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-59-47 (Москва)
Это быстро и бесплатно !

Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации

О том, как осуществляется хранение трудовых книжек в организации, обычным работникам известно мало. А ведь ТК остается у работодателя до тех пор, пока ее собственник не уволиться или не выйдет на пенсию. И именно наниматель несет ответственность за этот документ.

Читайте так же:  Кто должен с родственниками говорить о наследстве

Общая информация

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий осуществление гражданином его трудовой деятельности. На основании сведений, указанных в ТК, происходит расчет пенсии. Поэтому сохранность документа очень важна. Трудовая книжка хранится либо у работника, если он не трудоустроен, либо у нанимателя.

Бланки документов и вкладыши к ним являются объектами строгой отчетности, поэтому существуют определенные правила их хранения. Ведением ТК на предприятии могут заниматься сотрудники кадрового отдела, менеджеры, секретари или сам руководитель, в зависимости от его распоряжений. Для этого он обязан издать соответствующий приказ.

Все организационные вопросы сводятся к следующим действиям:

  • назначение ответственного лица;
  • приобретение необходимого количества бланков и вкладышей ТК;
  • ведение соответствующего учета;
  • определение порядка оформления и выдачи документов.

Индивидуальные предприниматели обязаны заниматься организацией ведения и хранения ТК самостоятельно. На них распространяются те же правила, что и на большие организации.

Учет и хранение

Условия хранения трудовых книжек на предприятии регламентируются Правилами ведения трудовых книжек. Обязательно ведется учет трудовых книжек, для чего используются:
  • специальная приходно-расходная книга;
  • журнал для учета выдачи и приема ТК.

Первый документ необходим для того, чтобы осуществлялся учет бланков, которые получает и использует организация. Записываются реквизиты всех бланков и другие сведения. Книга ведется уполномоченным сотрудником бухгалтерии.

А вот второй документ ведет работник, который занимается непосредственным оформлением на работу и увольнением. Журнал содержит сведения обо всех оформленных и выданных ТК на предприятии. Так же осуществляется регистрация книжек, которые были приняты от новых сотрудников.

Справка: оба журнала обязательно прошиваются, нумеруются и заверяются печатью организации.

Трудовая книжка каждого сотрудника хранится согласно особому порядку, который относится к документам строгой отчетности. Трудовые книжки работников хранятся в специально оборудованном помещении, например, в сейфе. При отсутствии сейфа для этой цели можно использовать шкаф. Главное, чтобы была обеспечена полная защита от потери или нанесение повреждений ТК.

При наличии в организации филиалов все ТК хранятся в главном офисе. ТК можно хранить в филиале организации, однако для этого должна быть создана единая кадровая служба. Руководитель обязан издать соответствующие распоряжения. Тогда директор филиала сможет оформлять и вести учет документов всех своих работников. Если же он будет осуществлять эти обязанности без приказа руководителя компании, то будет нарушать закон.

Для получения бланков кадровику или другому уполномоченному лицу необходимо подавать соответствующую заявку сотрудникам бухгалтерии. А в конце каждого месяца кадровик обязан отчитаться перед бухгалтерией о наличии бланков ТК.

При смене ответственного за учет ТК лица осуществляется передача документов другому сотруднику. Для этого руководитель издает акт, но только после соответствующей проверки наличия трудовых.

Хранение испорченных при заполнении трудовых книжек в организации не допускается. Их уничтожают на основании изданного руководителем соответствующего распоряжения. Те документы, которые не были получены владельцем по уважительной причине (например, в случае смерти), должны оставаться на сохранении не менее 2 лет. Затем их перемещают в специальный архив предприятия на 50 лет. По истечении этого срока бумаги также уничтожаются.

Хранение трудовых книжек на любом предприятии после увольнения работников запрещено. Владелец должен получить свой документ в день увольнения вместе с расчетом. Так же закон допускает возврат документа родственникам подчиненного в случае его смерти. При отказе забрать ТК наниматель обязан выслать ее собственнику почтой.

Ответственность

Руководитель должен позаботиться о том, где должны храниться трудовые книжки, так как это его прямая обязанность. Недобросовестный учет и хранение трудовых книжек могут привести к привлечению нанимателя не только к административной, но и к уголовной ответственности. К примеру, за массовую потерю ТК на предприятии на него могут наложить штраф до 200 минимальных зарплат, а также направить его на обязательные или исправительные работы.

Помимо того, за порчу или утерю трудовой наниматель обязан ее восстановить. Для этого ему нужно обращаться ко всем работодателям лица для подтверждения осуществления им трудовой деятельности. А после этого на основании полученных бумаг работодатель оформляет дубликат ТК работника.

Информация о том, как хранить трудовые книжки, известна всем работодателям. Неважно, является он индивидуальным предпринимателем или речь идет о крупной компании. Несоблюдение этих правил всегда приводит к большим проблемам, включая восстановление ТК и оплату штрафов.

Трудовая книжка

Каждый гражданин при оформлении официального трудоустройства сталкивается с необходимостью сбора огромного пакета документов, среди которых есть и трудовая книжка. Это документ, в котором отображаются данные обо всех местах официальной работы, сроках, занимаемых должностях, а также датах и причинах увольнений. Преуменьшать значение данного документа не стоит, поскольку это единственный бланк с официальными записями о трудовом стаже, который имеется на руках у самого рабочего.

[3]

История использования документа началась еще 80 лет назад. С годами трудовые книжки стали более модернизированными, а последние изменения, которые коснулись формуляра и правил его оформления, направлены на увеличение защитных свойств документа от внесения лживых данных или несанкционированного использования.

Важно! Согласно действующему законодательству, ТК относится к числу бумаг, которые требуются при трудоустройстве, поэтому при порче или утере документа необходимо узнать, как восстановить трудовую книжку.

В зависимости от того, кем была допущена утеря трудовой, тот и должен понести финансовые затраты, направленные на повторное получение. Если же нарушение было допущено в результате оплошности самого работника, то наниматель имеет право требовать возмещение финансовых убытков, с которыми столкнулась фирма во время восстановления бумаг.

Целесообразность использования подобных отчетов вызывает массу споров. Это связано с тем, что изначально такая форма фиксации рабочих правоотношений была предусмотрена для того, чтобы систематизировать количество отработанных лет, занимаемых должностей и получаемых окладов, что влияло на начисление пенсионных отчислений. То есть владелец персонального отчета отправлялся в пенсионный фонд, где сдавал трудовую книжку.

Читайте так же:  Вид на жительство россии какие страны можно

Сегодня все происходит гораздо проще: Пенсионный фонд самостоятельно фиксирует и систематизирует данные о трудоднях каждого гражданина. Аналогично работают и сервисы обязательного государственного страхования, поэтому в сохранности экземпляра нет необходимости.

С другой стороны, может возникнуть масса проблем, связанных с использованием трудовых. Эти бумаги требуются при оформлении кредитных займов как подтверждение официального трудоустройства. Внесение ложных сведений может стать результатом мошеннического завладения кредитными средствами.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, должен знать каждый работник кадрового подразделения. Согласно требованиям законодательства, работодатель, который привлекает соискателя к работе впервые, обязан оформить и предоставить трудовую книжку, которая должна быть организована в течение одной календарной недели с момента принятия гражданина в штат.

Если же соискатель приходит со своим формуляром, где уже значатся данные о прежних местах работы, то руководителю предстоит разобраться, верный ли документ, правдивы ли внесенные в него данные. Сделать это можно несколькими способами:

  • личное обращение к руководству с предыдущего места работы, где был трудоустроен гражданин, чтобы уточнить верность отображенной информации;
  • проверка бланка, который должен содержать личный номер (анализ серийного номера позволит узнать, совпадает ли год изготовления формуляра с присвоенными номерными знаками);
  • проверка реквизитов, которые значатся у каждой из записей, а именно подписей и печатей.

В 2003 году был выпущен новый бланк, который имеет дополнительные меры безопасности – например, водяные знаки, расположенные на каждой странице, подлежащей заполнению. Требования, как правильно заполнить трудовую книжку, не изменились.

Применение

При поступлении на работу соискатель передает администрации фирмы обширный пакет документов, среди которых есть и трудовая книжка. На протяжении периода выполнения труда указанные бумаги хранятся в кадровом отделе работодателя. В обязанности кадрового работника входят учет документов и использование их по назначению.

В отношении трудовых формуляров сотрудник кадровой службы предприятия выполняет следующие действия:

  • сохранность всех формуляров, которые переданы работодателю при поступлении на работу всеми участниками правоотношений;
  • установление гарантий сохранности подведомственных документов;
  • оформление специального Журнала, в котором будут отображаться все передвижения трудовых, а также их действующее нахождение;
  • заполнение бланка при увольнении.

Если место работы является в трудовой практике первым, то необходимо заполнение чистой трудовой. Также кадровым сотрудником отображаются все исправления в трудовой книжке, которые связаны с трудоустройством, выполнением служебных обязанностей, прекращением рабочего контракта с конкретным предприятием. Внесение данных не может производиться только по инициативе ответственного лица. Возле каждой записи требуется утверждение информации личной подписью руководства и юридической печатью организации.

Особенности

Нередки факты привлечения к официальному труду лиц, которые являются иностранными подданными. Такая возможность устанавливается внутренними нормативными актами и международными соглашениями, но на практике могут возникнуть сложности с ведением рабочей документации. Первый вопрос – это трудовая книжка и необходимость ее использования.

Во многих странах (особенно бывшего СНГ) практикуется ведение аналогичных формуляров, но на территории России они юридической силой не обладают, то есть будет считаться, что соискатель не имеет трудовой книжки. Тогда нужно ли заполнять в отношении иностранного служащего федеральный формуляр?

В нормах отечественного законодательства отсутствуют требования и разъяснения касательно данного факта, но руководители предприятий предпочитают заводить новый формуляр на вновь прибывших служащих, поскольку правовая норма, в которой указывается необходимость ведения трудовых, не предусматривает исключений в отношении иностранных граждан.

Восстановление

Указанный документ подлежит строгому учету и сохранности, но нередки ситуации, когда в силу утери или порчи возникает вопрос, как оформить дубликат трудовой книжки. Каждому трудящемуся гарантировано право оформления нового документа, который после подписания собственником получает юридическую силу, равную изначальному экземпляру.

Независимо от того, по чьей вине возникла необходимость повторного получения бланка, в его повторной выдаче принимают участие в равной степени и работодатель, и сотрудник. Служащий кадрового отдела обязуется подготовить, оформить и полностью заполнить документ. Работник должен собрать официальные выписки с предыдущих мест работы, на основании которых в документы будет вноситься информация.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Чтобы получить новый формуляр, сотруднику необходимо подать заявление администрации фирмы, после чего начинается процесс сбора выписок об имеющемся стаже. Данные вносятся в бланк, и затем происходит его утверждение начальником. Процедура бесплатна, но служащему придется оплатить стоимость нового бланка трудовой, цена которого варьируется в пределах 200 рублей. После изготовления документа трудовая книжка вручается владельцу под подпись, чтобы исключить вину фирмы в возможной дальнейшей утере или порче.

Источники


  1. Воробьев, А. В. Теория адвокатуры / А.В. Воробьев, А.В. Поляков, Ю.В. Тихонравов. — М.: Грантъ, 2015. — 496 c.

  2. Лазарев, В. В. История и методология юридической науки. Университетский курс для магистрантов юридических вузов / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Норма, Инфра-М, 2016. — 496 c.

  3. Кудрявцев И. А., Ратинова Н. А. Криминальная агрессия; Издательство МГУ — Москва, 2013. — 192 c.
  4. Под. Ред. Ванян, А.Б. Афоризмы о юриспруденции: от античности до наших дней; Рязань: Узорочье, 2013. — 528 c.
Как правильно хранить трудовые книжки на предприятии
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here